Comunicação não é apenas o que transmitimos, mas principalmente o que o outro entende do que transmitimos!
Por isso é fundamental atentar-se para alguns cuidados que facilitam essa compreensão.
E na comunicação virtual, não é diferente. A forma como a pessoa
escreve e endereça o e-mail, por exemplo, permite que o destinatário
interprete o interesse e o quanto ele é importante para ela ou não.
Assim, seguir algumas regras de etiqueta (comportamento) ao
escrever um e-mail é ampliar as possibilidades para estabelecer uma
comunicação de verdade e não apenas usá-lo como ferramenta para
encaminhar com velocidade o que se pretende transmitir à equipe,
clientes ou fornecedores. Esses cuidados eliminarão ou, pelo menos,
diminuirão as distorções. Além, é claro, de criar um real canal de
comunicação com o destinatário e não uma barreira ou um abismo, como vem
ocorrendo com tantos profissionais desatentos à linguagem e ao formato
correto da comunicação virtual.
DICAS IMPORTANTES:
1.Como a linguagem escrita é fria, não há as expressões faciais,
sorrisos, tom de voz, cada palavra deve ser escolhida a dedo para não
gerar um mal entendido ou transmitir grosseria. Nesse caso, se for para
uma pessoa apenas, é educado citar o nome de quem se endereça e o
cumprimento. Ex: Sr. Pedro, bom dia! Isso faz com que a pessoa que lê
sinta a pessoalidade da mensagem e transmite uma certa simpatia. Em caso
de e-mails enviados para diversas pessoas, o ideal é generalizar e não
citar o nome de todos. Ex: Prezados Colaboradores, bom dia!
2.Evitar o uso de abreviações, muito usadas na Internet,
como: vc, tb, pq, e também evitar palavras com grafia "inventada"no
mundo virtual como: naum, aki, etc, para eliminar o risco de não ser
compreendido ou mesmo mal interpretado. Para isso atente-se às regras de
regência verbal, nominal, concordâncias, regra de acentuação gráfica e a
grafia correta das palavras;
3.Não escrever com letras de caixa alta (tudo em letras
maiúsculas): tem caráter agressivo, dá a impressão ao leitor que se está
gritando com ele! Usar esse recurso apenas para escrever siglas. Ex.
IBGE, IBAMA, etc. E também não usar apenas letras minúsculas, pois dá a impressão de descaso ou mesmo de preguiça;
4.Transmitir as idéias de modo simples, claro, objetivo, sem deixar dúvidas quanto ao que deseja dizer;
5.Manter a formalidade na escrita, mesmo entre colegas de
trabalho mais próximos. Tudo o que se escreve está sendo registrado,
essa mensagem pode ser encaminhada para outras pessoas e ninguém irá
alterar o conteúdo da mensagem. Assim é importante evitar certos
constrangimentos além da desvalorização profissional;
6.Indicar no campo Assunto qual é o tema a ser tratado: uma
indicação clara nessa linha ajuda na recepção da mensagem. Ex: "Pauta
Reunião da Diretoria"; "Tema do Treinamento"; "Solicitação de Visita".
Colocar, por exemplo, apenas a palavra "informações" no campo assunto,
não ajuda em nada. Especifique claramente o conteúdo. Por exemplo:
"Informações_Novo Curso". Dê sempre referências que realmente o leitor
entenda o contexto do e-mail, evite portanto: URGENTE! IMPORTANTE! ou
"Um minuto do seu tempo", que soa muito como propaganda. Também há como
manter alguma referência que identifique os e-mails da mesma pessoa. Ex:
##Contato; GBR_agenda. Essa atitude simples facilitará que o leitor
encontre rapidamente os seus e-mails em sua caixa de entrada, pelo
assunto;
7.Não esquecer de enviar o anexo, quando o e-mail tiver este propósito;
8."Emotion"ou "smiley"(ícones formados por parênteses, pontos,
vírgulas e outros símbolos do teclado, aquelas carinhas engraçadinhas do
tipo ) denotam emoções. Podem ser usados, mas apenas em e-mails para
pessoas amigas, e não exageradamente, do contrário a comunicação não
será atingida. Evite-os em e-mails profissionais;
9.Fazer sempre a verificação gramatical e ortográfica do texto. É muito desagradável enviar e/ou receber mensagens cheias de erros;
10.É mais fácil entender uma expressão positiva do que uma negativa.
Por exemplo: "Pode me telefonar qualquer dia, depois das 6 da tarde"
funciona melhor do que "Não estou disponível até depois das 6 da tarde";
11.Listas por tópicos lêem melhor e causam mais impacto do que frases longas. Ao
enviar um e-mail para esboçar conhecimento sobre determinado assunto, é
melhor fazer uma lista ao invés de colocar tudo em uma frase ou
parágrafo longo. Uma lista de tópicos é mais fácil de ler e causará um
impacto inicial maior;
12.Ao despedir-se é bom que se use o "Respeitosamente", para
alguém com cargo superior ao da pessoa que enviar a mensagem e
"Atenciosamente", se não for para alguém com cargo superior. Pode-se
usar também "Cordialmente", durante os primeiros contatos e "Abraços" já
quando a relação está mais construída e próxima;
13.Conclua o e-mail com a sua assinatura (nome completo, telefone e o nome da empresa).
É importante lembrar que todo profissional não pode agir como
se quisesse se livrar dos problemas ao enviar um e-mail. Precisa
utilizar essa maravilhosa ferramenta de comunicação a favor da agilidade
da empresa e da prestação dos seus serviços, fazendo deste canal um
diferencial competitivo. Portanto, enviar e-mail, não quer dizer
"agora o problema é seu" e sim "vamos trabalhar juntos".
Viviane Rodrigues